CAE y Libro de Subcontratación en obra

Cierras la reforma de un piso. Presupuesto aceptado, anticipo cobrado. Ahora toca llamar al fontanero, al electricista, al pladurista... y aquí empieza la gestión de papeles.

¿Qué es la CAE? ¿Qué documentos les tienes que pedir? ¿Y si no están al día con la Seguridad Social? ¿Necesitas un libro especial? No te preocupes, la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es el papeleo para evitar riesgos y problemas en la obra.

Este artículo te explica qué te toca hacer como contratista, qué pedir a los gremios y cómo usar el Libro de Subcontratación sin complicaciones.

¿Quién es quién en tu reforma? Aclarando los papeles de la CAE

La Ley de Subcontratación en la Construcción pone un nombre a cada figura. Entenderlo es el primer paso para saber qué obligaciones tienes.

• Promotor: Es tu cliente, la persona o empresa por cuenta de la que se hace la obra. Da igual que sea un particular que reforma su casa o el dueño de un local.
• Contratista: Eres tú. La empresa o autónomo que firma el contrato principal con el cliente para ejecutar la reforma, aunque subcontrates una parte.
• Subcontratista: Es el fontanero, electricista o cualquier otro gremio que contratas tú para hacer una parte del trabajo que te encargó el cliente.
• Trabajador autónomo: Puede ser subcontratista (si lo contratas tú) o incluso contratista (si lo contrata el cliente directamente).

Checklist: qué papeles pedir al subcontratista antes de que pise la obra

La CAE busca que todos en la obra conozcan los riesgos existentes y los que ellos mismos generan. Como contratista, debes vigilar que tus subcontratas cumplan. Para demostrarlo, pídeles la documentación. Se distingue entre lo que la norma exige y lo que es buena práctica para cubrirte.

La normativa de prevención es compleja. Apóyate siempre en tu servicio de prevención ajeno para definir qué documentos son indispensables en cada obra y para cada gremio que entre.

El truco del REA para evitar problemas: la responsabilidad solidaria

Imagina que tu subcontratista no paga la Seguridad Social de sus obreros mientras trabajan en tu reforma. Si hay una inspección o un problema, tú podrías acabar pagando esa deuda. Eso se llama responsabilidad solidaria (art. 7.2 de la Ley 32/2006).

Hay una forma de protegerte. El Real Decreto 1109/2007 te da una herramienta útil:

1. Paso 1: En el mes anterior al inicio de los trabajos de tu subcontrata, solicita a la autoridad laboral correspondiente un certificado que acredite su inscripción en el REA.
2. Paso 2: Guarda ese certificado. Si lo has pedido en ese plazo, la ley dice que has cumplido con tu deber de vigilancia y quedas exonerado de esa responsabilidad solidaria para esa obra concreta.

Es un trámite sencillo que te puede ahorrar problemas. No te conformes con el papel que te traiga el subcontratista; pídelo tú directamente.

Límites a la subcontratación: ¿el fontanero puede traer a su primo?

No, la cadena de subcontratación en la construcción tiene un límite para evitar que la responsabilidad se diluya. La regla general es de tres niveles por debajo del contratista.

Pongamos un ejemplo en una reforma integral:

• Tú (Contratista): Te contrata el cliente. Contratas al pladurista.
• Pladurista (1er subcontratista): Puede subcontratar al encintador.
• Encintador (2º subcontratista): Podría subcontratar a una empresa especializada en aislamiento acústico.
• Empresa de aislamiento (3er subcontratista): Esta empresa ya no puede subcontratar a nadie más. Es el final de la cadena.

Además, hay dos prohibiciones clave que te afectan directamente:

1. El trabajador autónomo no puede subcontratar. Si contratas a un electricista autónomo, él debe hacer el trabajo personalmente. No puede encargarle una parte a otro.
2. Tampoco puede subcontratar la empresa que solo aporta mano de obra. Si una subcontrata viene a tu obra solo con sus operarios, pero sin herramientas, maquinaria o material propio, no puede subcontratar.

El Libro de Subcontratación: tu diario de obra paso a paso

Cada contratista debe tener un Libro de Subcontratación por cada obra en la que subcontrate trabajos. Es un libro oficial donde se anota cada empresa o autónomo que entra a trabajar bajo tu mando.

Paso	Descripción
1. Habilitación	Antes de que entre el primer subcontratista, debes solicitar y habilitar el libro en la autoridad laboral de la provincia donde se realiza la obra.
2. Anotación	Antes de que cada gremio empiece, debes rellenar una hoja con sus datos: CIF, REA, objeto del contrato, persona de contacto, etc.
3. Ubicación	El libro debe estar físicamente en la obra, a disposición de la Inspección de Trabajo, el coordinador de seguridad o los propios trabajadores.
4. Conservación	Una vez terminas tu participación en la obra, debes guardar el libro durante 5 años.

Consulta con la autoridad laboral de tu comunidad si permiten llevarlo en formato electrónico, ya que no todas lo admiten.

Caso especial: el autónomo sin empleados

Si eres autónomo y no tienes a nadie contratado, la cosa se simplifica: no tienes la obligación de inscribirte en el REA. Puedes trabajar para otras empresas o para clientes finales sin este registro.

El cambio llega al contratar a tu primer trabajador. Desde ese momento, para seguir como contratista o subcontratista en una obra, deberás darte de alta en el REA. Si tienes dudas sobre tu caso, confírmalo con tu gestor o la autoridad laboral de tu comunidad autónoma.

Cómo lo resuelve ReformaBot

ReformaBot no gestiona la CAE, pero te ayuda a tener la empresa tan ordenada que cumplir con el papeleo es mucho más fácil. Te quita horas de oficina para que puedas dedicarte a la obra.

• Ten a tus clientes y sus obras ordenados en el CRM de ReformaBot.
• Crea presupuestos profesionales en 3 minutos, que tu cliente puede firmar directamente en el móvil, para tener el contrato de obra bien atado.
• Controla los cobros por fases (anticipo, certificaciones, final) para que tengas liquidez y puedas pagar a tus subcontratas sin problemas.
• Registra la jornada de tus propios trabajadores con la función de registro horario para cumplir con tu parte de la normativa laboral.
• Emite facturas que ya cumplen con la futura normativa VeriFactu para autónomos, con su código QR y todo en regla.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos tengo que pedirle a un fontanero o electricista autónomo antes de que entre en mi obra?

Lo mínimo por ley es su evaluación de riesgos y planificación preventiva para el trabajo que va a hacer. Si tiene trabajadores, el REA y la acreditación de su formación. Como buena práctica, pide también el certificado de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social y la póliza de RC.

¿Un autónomo que subcontrato puede subcontratar a otro?

No. La Ley de Subcontratación prohíbe expresamente que un trabajador autónomo subcontrate los trabajos que le has encargado. Debe realizarlos de forma personal y directa.

¿Necesito libro de subcontratación en una reforma de piso y dónde lo saco?

Sí, siempre que actúes como contratista (firmas con el cliente y subcontratas oficios). Tienes que tenerlo habilitado por la autoridad laboral de la provincia de la obra antes de empezar a subcontratar. Pregunta allí cómo se tramita en tu comunidad.

¿Tengo que estar en el REA si soy autónomo sin empleados?

No, los autónomos sin trabajadores a su cargo no están obligados a inscribirse en el REA. En el momento en que contrates a tu primer empleado, sí deberás inscribirte para poder ser contratista o subcontratista en una obra.

¿Qué pasa si mi subcontrata no está al corriente con la Seguridad Social?

Respondes de forma solidaria de las deudas laborales y de Seguridad Social que genere durante su trabajo en tu obra. La única forma de exonerarte de esa responsabilidad es solicitando tú mismo el certificado de inscripción en el REA de esa empresa en el mes anterior a su inicio.

Este artículo es informativo y no sustituye a tu gestor o asesor fiscal. Fuentes: Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción; Real Decreto 1109/2007, que desarrolla la Ley 32/2006; Real Decreto 171/2004, coordinación de actividades empresariales; INSHT, Seguridad laboral en obras de construcción menores (sin proyecto), julio 2017; Comunidad de Madrid, Subcontratación en la construcción. REA.