Guía VeriFactu para Empresas de Reformas: Evita multas de 50.000€

Son las 20:35 de la noche. Acabas de aparcar la furgoneta, todavía huele a yeso dentro. Has cenado un bocata con la mano izquierda mientras con la derecha buscas el Excel de presupuestos de la obra de los Martínez. Tienes que pasarles la factura mañana sin falta.

Abres el archivo de siempre. Cambias el número, copias la línea de arriba, sumas el IVA al 10%, exportas a PDF, lo mandas por WhatsApp. Cinco minutos. Llevas haciéndolo así desde 2014.

El problema es que ese mismo Excel, en cuestión de meses, te puede costar 50.000€ en sanciones.

No es una exageración para venderte algo. Es la Ley VeriFactu, viene en serio, y va a cambiar la forma en que los autónomos y las empresas de reformas en España emiten facturas. Si tienes una SL, te afecta el 1 de enero de 2027. Si eres autónomo, el 1 de julio del mismo año. Y la mayoría del sector todavía no sabe ni qué es esto.

Vamos a explicártelo en español de obra, sin abogados de por medio. Cómo te afecta, cuánto te puede costar ignorarlo, y qué opciones tienes para que esto no se convierta en otra pesadilla burocrática más. Si quieres ver el panorama completo del software para reformistas en 2026 (no solo facturación), echa un ojo a nuestra guía completa de software para reformistas en España.

¿Qué es exactamente VeriFactu y por qué debe importarte?

VeriFactu es el nombre coloquial del nuevo sistema de control de facturación que ha aprobado Hacienda para acabar con el fraude fiscal. El marco legal está repartido en tres normas: el Real Decreto 1007/2023 (conocido como RRSIF, el reglamento de los sistemas informáticos de facturación), la Orden HAC/1177/2024 (que desarrolla los requisitos técnicos), y el Real Decreto-ley 15/2025 (que aplazó la entrada en vigor para dar margen al sector).

Traducido al lenguaje del que está en obra: a partir de 2027, cualquier programa que emita facturas en España tiene que cumplir cinco condiciones obligatorias. Si no las cumple, ese programa no es legal. Y si tú lo usas, tampoco lo eres tú.

El objetivo de Hacienda es claro y se entiende rápido: que ninguna factura se pueda manipular después de emitirse. Que no haya forma de "borrar" una venta, "ajustar" el IVA del trimestre o cuadrar números a posteriori. Lo que hayas facturado, queda fijado en piedra. Y Hacienda lo sabe en tiempo real.

Esto, para el reformista que siempre ha trabajado con la cuenta clara, no debería dar miedo. Pero sí obliga a cambiar la herramienta. Porque la herramienta vieja, sencillamente, no puede cumplir.

Las fechas que tienes que apuntar en rojo

Aquí está lo importante. Apúntate estas dos fechas porque son innegociables:

• 1 de enero de 2027: entra en vigor para sociedades (SL, SA, cooperativas, etc.). Si tu empresa de reformas está constituida como Sociedad Limitada, tienes hasta el 31 de diciembre de 2026 para tenerlo todo listo.
• 1 de julio de 2027: entra en vigor para autónomos (personas físicas). Si facturas como autónomo, tienes seis meses más de margen, pero no te confíes: el cambio es el mismo.

Las fechas vienen del Real Decreto-ley 15/2025, que ya supuso un aplazamiento respecto al calendario inicial. No esperes otro retraso: el sistema técnico está montado, la AEAT lleva más de un año recibiendo pruebas voluntarias y el Gobierno ha dejado claro que esta vez va en serio.

Mucha gente del sector está en modo "ya me preocuparé en diciembre". Mal hecho. Migrar el sistema de facturación, importar tu histórico de clientes, formar al equipo y comprobar que todo funciona lleva semanas, no días. Y diciembre va a ser un atasco.

Por qué tu Excel (y tu programa viejo) ya no sirven

Aquí viene la parte técnica. Tranquilo, te la cuento como te explicaría un electricista qué es un diferencial. Cinco requisitos. Si tu sistema actual no los cumple los cinco, fuera.

1. Integridad: lo que facturas, queda

Una vez emitida una factura, no se puede modificar ni borrar. Si te has equivocado, tienes que emitir una factura rectificativa, que es otra factura nueva que anula o corrige la anterior. Y todo queda registrado. En Excel, en cambio, abres la celda y cambias el número. Ya está. Eso, en 2027, es ilegal.

2. Trazabilidad: la cadena de eslabones soldados

Cada factura lleva un hash SHA-256 (un código matemático único de 64 caracteres) que se calcula a partir de la factura anterior. Imagínatelo como una cadena de eslabones soldados: cada eslabón depende del anterior. Si alguien manipula una factura del medio, la cadena se rompe y Hacienda lo detecta al instante. Es matemáticamente imposible falsificar sin que se note.

3. Código QR obligatorio

Cada factura, sea en papel o en PDF, tiene que llevar un código QR impreso. Es como el código de barras del DNI: cualquier ciudadano (tu cliente, su gestor, un inspector) puede sacar el móvil, escanearlo y verificar en la sede electrónica de la AEAT que la factura existe y es legítima. Si no hay QR, no hay factura legal.

4. Envío automático a Hacienda

Hay dos modalidades: VeriFactu (los registros se envían a la AEAT en tiempo real, en cuestión de segundos) y NO VeriFactu (se conservan localmente firmados con un certificado electrónico, listos para entregarse a Hacienda si los pide). La modalidad VeriFactu es la recomendada porque te quitas el problema de encima: lo que no está firmado y enviado, no existe.

5. Conservación y legibilidad

Los registros tienen que estar disponibles, legibles e íntegros durante el plazo de prescripción (cuatro años, mínimo). Si guardas Excels en un disco duro que mañana se rompe, has perdido las pruebas. Y los rotos los pagas tú.

Un Excel no genera hash. No genera QR. No se conecta con Hacienda. Y la mayoría de programas heredados de los 2000 (esos de instalación local con el icono naranja, ya sabes a cuáles me refiero) tampoco. Por eso el cambio es obligatorio para casi todo el sector de reformas, no opcional.

Las multas que nadie te ha contado

El régimen sancionador está en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. Y no es ninguna broma. Hay dos tipos de multas, según quién seas en la cadena:

• Hasta 50.000€/año por ejercicio fiscal para el usuario: o sea, tú, el reformista que tiene o utiliza un software no conforme. Da igual si lo usas mucho o poco; lo que se sanciona es la posesión y el uso.
• Hasta 150.000€/año para los fabricantes y comercializadores que produzcan o vendan software que no cumpla. Por eso vas a ver muchas casas de software corriendo a adaptarse este año.

Importante: "hasta" 50.000€ no significa que automáticamente vayas a pagar 50.000€. La sanción concreta dependerá de la gravedad, la reincidencia, el volumen facturado y otros factores que valore el inspector. Pero la cifra está en el reglamento, y eso quiere decir que los inspectores tienen ese techo. Si te cae una inspección y descubren que llevas dos años emitiendo facturas en Excel después de la fecha límite, no vas a salir con una palmadita en la espalda.

Súmale otro detalle incómodo: la responsabilidad solidaria. Si tu gestor te emite las facturas con un programa no conforme, tú también respondes. Y si vendes a una empresa grande que te audita, esa empresa te puede dejar fuera de su lista de proveedores en cuanto detecte que tus facturas no llevan QR.

No es solo Hacienda. Es también la reputación frente a tus clientes. Cada vez más particulares informados están preguntando si la factura cumple, sobre todo si la van a usar para deducir reformas energéticas o para Kit Digital.

Las 3 opciones que tienes ahora mismo

A grandes rasgos, en 2026 tienes tres caminos. Cada uno tiene su lógica.

Opción 1: Delegar todo en una gestoría tradicional

Le pasas el Excel a la gestoría y que ellos hagan las facturas con su programa conforme. Ventaja: no te peleas con tecnología. Desventaja: pagas entre 150€ y 400€ al mes solo por facturación, pierdes el control diario y cualquier cambio implica una llamada y un email. Para una empresa que emite 30-80 facturas al mes, sale carísimo y lento.

Opción 2: Comprar otro software de facturación independiente

Te suscribes a uno de los muchos programas de facturación genéricos que están adaptándose a VeriFactu. Cumples la ley. Pero acabas con tres herramientas distintas: el CRM por un lado, el programa de presupuestos por otro, y la facturación por otro más. Tres logins, tres precios, tres bases de datos que no se hablan entre ellas. Vuelves a pasar datos a mano, vuelven los errores y vuelves a perder horas. Si quieres entender bien las cuatro familias de software que hay en el mercado para reformistas, las desarrollamos en la guía completa de software para reformistas.

Opción 3: Una solución integrada y específica para reformas

El presupuesto, el seguimiento del cliente y la factura viven en el mismo sitio. Cuando el cliente te firma el presupuesto, la factura se prepara sola. Cuando la firmas, se envía a Hacienda automáticamente. Tú no piensas en VeriFactu. Solo emites facturas, como hacías antes, pero ahora son legales. Esta es la lógica de ReformaBot.

Cómo ReformaBot te quita el problema de encima

No te voy a soltar una lista de cien funcionalidades. Te cuento las cinco cosas técnicas que tiene el módulo de facturación, ya en producción, y por qué te importan:

• Código QR válido para AEAT en cada factura. Generado automáticamente en el PDF, escaneable por cualquiera, verificable en la sede electrónica de Hacienda hoy mismo. Tu cliente puede comprobarlo desde el móvil en dos segundos.
• Hash SHA-256 encadenado con trigger atómico en base de datos. En cristiano: cada factura se firma criptográficamente en el mismo instante en que se emite, en una operación que no se puede interrumpir ni manipular. No hay manera de saltarse el sistema, ni siquiera teniendo acceso de administrador.
• XML Facturae 3.2.2 firmado, listo para Kit Digital y administraciones públicas. Si trabajas para ayuntamientos, comunidades de propietarios profesionalizadas o empresas grandes, ya cumples el formato que te van a pedir. Sin pasos extra.
• IVA reducido al 10% detectado automáticamente. El sistema mira el NIF del cliente y el porcentaje de materiales del presupuesto (umbral del 40% según el artículo 91.Uno.2.10º de la Ley del IVA) y aplica el tipo correcto sin que tengas que hacer cálculos. Esto, hoy, lo automatizan poquísimas herramientas. Y es el tipo más común en reformas de vivienda.
• Numeración correlativa garantizada por función SQL atómica. Imposible saltarse un número, imposible duplicarlo, imposible cuadrarlo "a mano". Cuando Hacienda te pida la serie completa, sale perfecta sin huecos.

Y todo esto encajado en el flujo natural de tu trabajo. Captas el cliente en el CRM, le mandas el presupuesto interactivo y rastreable, él lo firma, y la factura se genera automáticamente con todos los requisitos VeriFactu cumplidos. Sin pasos extra, sin formularios, sin tener que recordar que existe Hacienda.

El módulo además incluye certificaciones por fases (50/25/25, o el reparto que quieras), facturas rectificativas con un clic, y textos legales editables para que tu gestor los adapte si lo cree conveniente.

No vendemos un programa de facturación. Vendemos la tranquilidad de no pensar más en esto. Que cuando llegues a casa a las 20:30 después de doce horas en obra, lo último que tengas que hacer sea preocuparte por si tu Excel cumple o no la ley.

Y si encima te lo paga el Kit Digital…

Aquí va el bonus que mucha gente del sector está pasando por alto. La Orden TDF/39/2026, publicada en el BOE el 28 de enero de 2026, ha reabierto efectivamente el programa Kit Digital, con líneas específicas para herramientas de gestión empresarial.

Traducido: parte de la suscripción a un CRM con facturación VeriFactu como ReformaBot puede ser financiada con dinero público no reembolsable. La cuantía depende del tamaño de tu empresa (hay tramos para 1-3, 3-9 y 10-49 empleados), y el dinero llega a través de un agente digitalizador acreditado.

Si quieres entrar al detalle, hemos preparado una guía específica sobre Kit Digital para empresas de reformas. Pero el resumen es claro: cumplir VeriFactu te puede salir gratis o casi gratis durante el primer año, si tramitas la ayuda a tiempo.

Preguntas frecuentes sobre VeriFactu en reformas

¿Excel sirve para cumplir VeriFactu?

No. Un Excel no puede generar el hash encadenado SHA-256, no puede emitir el código QR obligatorio, no se conecta con la AEAT y no garantiza la inalterabilidad. A partir de las fechas de obligatoriedad, usar Excel para emitir facturas será un sistema no conforme y se considerará infracción tributaria.

Soy autónomo. ¿Cuándo me afecta exactamente?

El 1 de julio de 2027. Toda factura que emitas a partir de ese día tiene que cumplir la Ley VeriFactu. Para las facturas emitidas antes de esa fecha no hay obligación retroactiva, pero conviene migrar antes para no encontrarte con prisas en junio. Si tienes una SL, la fecha es seis meses antes: 1 de enero de 2027.

¿Qué pasa si no me adapto antes de la fecha?

Que estás en infracción según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. La sanción puede llegar hasta 50.000€ por ejercicio fiscal para el usuario del software no conforme. La cantidad concreta depende del inspector y de la gravedad del caso, pero el techo está fijado y no es simbólico.

¿Necesito una gestoría sí o sí, o el software basta?

El software basta para cumplir VeriFactu, que es solo el sistema de emisión de facturas. La gestoría sigue siendo útil para presentar trimestrales, IRPF, modelos 303, 130, 390 y para asesorarte fiscalmente. Pero la emisión de facturas conforme a la ley es responsabilidad del software, no de la gestoría. Lo ideal es combinar buen software propio con una gestoría liberada de tareas mecánicas.

¿Cómo verifica un cliente que mi factura es válida?

Escaneando el código QR con la cámara del móvil. El QR le lleva directamente a la sede electrónica de la AEAT, que confirma que esa factura ha sido registrada y es auténtica. Es exactamente igual que comprobar el QR de un billete de avión o el QR de los certificados COVID en su día. Sin instalar nada, sin login, en dos segundos.

¿El IVA del 10% en reformas se sigue aplicando con VeriFactu?

Sí, sin cambios. El tipo reducido del 10% para reformas de vivienda particular sigue regulado por el artículo 91.Uno.2.10º de la Ley del IVA y se mantiene exactamente igual. Lo que cambia es la forma de emitir y registrar la factura, no los tipos impositivos. Si quieres entender bien cuándo aplicar el 10% y cuándo el 21%, hemos escrito una guía sobre IVA reducido 10% en reformas.

La pregunta que de verdad importa

No es si VeriFactu va a llegar. Llega. Las fechas están en el BOE.

La pregunta es si vas a llegar tú con margen, con calma, con todo migrado y probado, o si vas a llegar a finales de 2026 corriendo, peleándote con un programa que no entiendes y rezando para que no te toque inspección.

El sector de reformas en España siempre ha ido un paso por detrás en digitalización. Esta vez, ir un paso por detrás puede costar 50.000€. Y los reformistas que se adelanten van a tener una ventaja brutal: presupuestos más rápidos, facturas instantáneas, clientes mejor atendidos, y a Hacienda fuera de la cabeza.

Artículo escrito por Dani Sánchez, experto legal y normativo para el sector de las reformas. Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento fiscal o legal. Para casos concretos consulta con tu gestor o asesor de confianza. Las referencias normativas (RD 1007/2023, Orden HAC/1177/2024, RDL 15/2025, Orden TDF/39/2026, art. 201 bis LGT, art. 91.Uno.2.10º LIVA) están actualizadas a la fecha de publicación.

Dani Sánchez — Experto legal y normativo para el sector de las reformas.