¿Puedo seguir facturando con Excel con VeriFactu?
En 30 segundos
- Si usas Excel o Word solo para rellenar una plantilla, imprimirla y guardarla, la norma VeriFactu no te afecta.
- Si tu hoja procesa los datos para sacar los libros de IVA o IRPF o la contabilidad (por ejemplo, con una macro), sí se considera un "sistema de facturación" y debe cumplir. Un simple listado con totales, no.
- La obligación entra en vigor en 2027, pero Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que prevé aplazarla a octubre de 2028 (pendiente de BOE).
- Seguir con Excel, aunque en tu caso sea legal, tiene riesgos: errores de numeración, líos con las facturas rectificativas y pérdida de datos si el ordenador falla.
- Hacienda ofrece una aplicación gratuita y básica para facturar como alternativa.
Con VeriFactu, ¿tendrás que abandonar tu plantilla de Excel? Depende del uso que le des. No es lo mismo usar Excel como una máquina de escribir digital que como un programa de contabilidad.
Aquí verás los casos que te puedes encontrar, con las fechas actualizadas. Así sabrás si te afecta, cuándo y qué alternativas tienes.
VeriFactu y Excel: la línea que marca Hacienda
La Agencia Tributaria no prohíbe usar Excel o Word. Regula los "sistemas informáticos de facturación". La clave es saber si tu hoja de cálculo se considera uno de ellos.
- Uso como plantilla simple: Si abres tu Excel, introduces los datos del cliente, los conceptos y el importe, lo guardas como PDF, lo imprimes y lo envías, no estás usando un sistema de facturación. Es como rellenar un talonario de papel. En este caso, VeriFactu no te afecta.
- Uso como sistema que procesa datos: Si tu Excel hace algo más que servir de lienzo, cambia la situación. Si procesa datos para generar automáticamente libros de IVA, resúmenes para el modelo 303 o cualquier resultado para cumplir con Hacienda, sí es un sistema de facturación y debe ser compatible con VeriFactu.
Tres casos de obra: ¿en cuál estás?
Identifica cuál es tu situación.
| Tu caso | ¿Te afecta VeriFactu? | Explicación |
|---|---|---|
| 1. Plantilla básica Tienes un archivo .xlsx o .docx. Lo abres, cambias los datos del cliente, la fecha, el número de factura (a mano) y los conceptos. La imprimes o guardas en PDF. | NO | Aquí Excel es solo un procesador de texto. No hay automatización ni procesamiento de datos fiscales. Puedes seguir como hasta ahora. |
| 2. Hoja con fórmulas Tu Excel tiene una pestaña para cada trimestre. Cada vez que haces una factura, la añades como una fila nueva. Tienes fórmulas que suman las bases imponibles y las cuotas de IVA para saber lo que te sale a pagar. | DEPENDE | Esta es la zona gris. La AEAT indica que un simple listado con totales no es un sistema. Pero si tu hoja procesa información de facturación para generar directamente libros registro de IVA o IRPF, o la contabilidad, sí se considera un sistema. Consúltalo con tu gestor. |
| 3. Excel con macros Tienes una hoja de cálculo más avanzada. Con un botón (una macro), generas un listado con el formato exacto del libro registro de facturas emitidas para el IVA o el IRPF. | SÍ | Esto es el ejemplo que da la AEAT de lo que sí es un sistema de facturación. Si este es tu caso, necesitarás un software compatible con VeriFactu o la app gratuita de Hacienda. |
Ojo: La multa por usar un sistema de facturación que no cumpla la normativa cuando sea obligatorio es de 50.000 € por ejercicio fiscal. No es un tema para tomárselo a la ligera.
Fechas clave de VeriFactu
Aquí tienes la información disponible a día de hoy sobre las fechas.
El Boletín Oficial del Estado (BOE) dice que la obligación empieza:
- 1 de enero de 2027: para empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: para el resto, incluidos los autónomos del sector de las reformas.
Sin embargo, el 5 de octubre de 2026, Hacienda anunció que prevé aplazar la entrada en vigor a octubre de 2028. Este cambio todavía no está en el BOE, pero es la intención oficial. Esto te da margen para adaptarte. Tienes más información en nuestra guía sobre la fecha de VeriFactu para autónomos.
Los riesgos de seguir con Excel (aunque sea legal en tu caso)
Imagina que tu uso de Excel es básico y la norma no te afecta. ¿Es la mejor opción? No. Facturar con una plantilla tiene riesgos que te cuestan tiempo y dinero.
- Errores en la numeración: ¿Has duplicado alguna vez un número de factura o te has saltado uno? Mantener la serie correlativa es clave.
- Facturas rectificativas: Hacer una factura de abono en Excel es un engorro. Tienes que crearla en negativo, asegurarte de que la numeración es correcta (llevan su propia serie) y referenciar la factura original. Un lío.
- Pérdida de datos: Si se te rompe el ordenador o se corrompe el archivo, pierdes todo tu historial de facturación. Un software guarda copias de seguridad automáticas.
- Tiempo perdido: Buscar el NIF de un cliente, su dirección, copiar y pegar datos del presupuesto a la factura... Son minutos que se acumulan y que podrías dedicar a conseguir la siguiente obra.
Alternativas a Excel: la app de la AEAT y el software especializado
Si tu Excel actual se considera un sistema de facturación o simplemente quieres dejar de complicarte, tienes dos caminos principales:
- La aplicación gratuita de la AEAT: Hacienda ofrece una herramienta sin coste para expedir facturas. Es una solución básica para cumplir la ley, pero no esperes que te ayude a gestionar tu negocio, hacer presupuestos o controlar los cobros.
- Software de gestión para reformas: Programas como ReformaBot no solo emiten facturas VeriFactu, sino que integran todo el proceso. Desde el presupuesto hasta el cobro final, la factura se genera en un clic. Siempre a partir del presupuesto aceptado. Para ver más diferencias, echa un vistazo a este análisis de software gratis vs. de pago para reformistas.
Cómo lo resuelve ReformaBot
ReformaBot te ahorra horas de trabajo administrativo. Esto es lo que hace para que las facturas dejen de ser un dolor de cabeza:
- Facturas VeriFactu en un clic: Cuando un cliente acepta un presupuesto, solo tienes que pulsar un botón para generar la factura. Con su QR, su numeración correcta y todos los requisitos.
- Rectificativas sin errores: ¿Necesitas abonar una factura? El sistema la crea por ti, con la serie correcta y vinculada a la factura original. Cero líos.
- Presupuestos, clientes y facturas en un sitio: Olvídate de tener los datos de clientes en WhatsApp, los presupuestos en una carpeta y las facturas en otra. Todo está conectado.
- Control de cobros por fases: Emite la factura del anticipo, de las certificaciones de obra y la factura final de forma ordenada. Sabrás en todo momento qué has cobrado y qué te deben.
- Tus datos, siempre a salvo: Toda tu información está segura en la nube, con copias de seguridad. Puedes acceder a ella desde la obra, la oficina o tu casa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir haciendo facturas con Excel?
Depende. Si solo lo usas para rellenar una plantilla con los datos, imprimirla y guardarla, sí. Si tu Excel procesa la información para generar libros de IVA o resúmenes para tus impuestos, entonces no podrás seguir usándolo cuando la norma sea obligatoria.
¿Y con Word?
La regla es exactamente la misma que para Excel. Si es un simple procesador de textos donde escribes los datos de la factura, está fuera del reglamento VeriFactu. Es como usar un talonario de papel.
¿Una plantilla con fórmulas cuenta como sistema de facturación?
Depende de lo que hagan esas fórmulas. Según la AEAT, un simple listado de facturas con sus totales no convierte tu Excel en un sistema de facturación. Si la hoja procesa los datos para generar los libros registro de IVA o IRPF o la contabilidad (por ejemplo, con una macro), sí lo es. Si tu caso está entre medias, consúltalo con tu gestor.
¿Qué pasa si facturo a mano en papel?
Nada. Las facturas emitidas de forma completamente manual, como las de un talonario de imprenta, están fuera del reglamento VeriFactu. Puedes seguir usándolas sin problema.
¿Me pueden multar por usar Excel?
No, la multa no es por usar Excel. La posible multa de 50.000 € por ejercicio es por utilizar un sistema informático que no cumpla los requisitos de VeriFactu. Esto es así una vez que la obligación entre en vigor. Si tu uso de Excel cae en esa categoría, sí te arriesgas a la sanción.
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Pide tu demoEste artículo es informativo y no sustituye a tu gestor o asesor fiscal. Fuentes: Sede Electrónica de la AEAT (Preguntas frecuentes sobre sistemas informáticos de facturación - VeriFactu), Consulta Vinculante de la DGT V0073-25 y Consulta Vinculante de la DGT V0058-25.
Dani Sánchez — Experto legal y normativo para el sector de las reformas.