Multas de Verifactu: qué arriesga tu empresa de reformas

Casi todas las semanas hablo con dueños de empresas de reformas que me sueltan la misma frase: "me han dicho que si no cambio de programa me pueden multar con 50.000€". Y sí, esa cifra existe. Pero está tan mal contada por internet que genera más ruido que ayuda.

Vamos a poner orden: qué sanción hay realmente, a quién se le aplica, desde cuándo puede aplicarse y qué depende de ti para no llegar a esa situación. Todo pensado para una empresa de reformas, no como teoría fiscal genérica.

Un aviso antes de empezar: esto es información orientativa para que sepas por dónde van los tiros. No sustituye a tu asesor fiscal ni a la información oficial de la Agencia Tributaria, y conviene confirmar con ellos cualquier decisión concreta.

Antes de la multa, la fecha: en 2026 el sistema es voluntario

Esto es lo primero que hay que aclarar, porque cambia por completo la urgencia del asunto. Verifactu es el sistema de facturación verificable que regulan la Ley 11/2021 (la conocida Ley Antifraude) y el Real Decreto 1007/2023. El calendario de obligatoriedad quedó fijado por el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, así:

• 1 de enero de 2027: obligatorio para empresas, es decir, sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades (tu S.L. de reformas entra aquí).
• 1 de julio de 2027: obligatorio para autónomos y profesionales.

Durante 2026 el sistema es voluntario. Puedes usarlo si quieres, pero no estás obligado. Si has leído en alguna web que era obligatorio en 2026, no te lo inventaste: esa era la fecha antigua y se aplazó. Todavía hay muchísimas páginas sin actualizar repitiendo el calendario viejo, y de ahí sale la mitad de los sustos.

Si quieres el panorama completo del sistema (qué es, cómo funciona, qué implica), lo tienes en la guía completa de Verifactu para reformas. Y si eres autónomo y solo te interesa tu caso, aquí desmenuzamos la fecha real para autónomos.

La sanción de 50.000€: a quién se le aplica y por qué

Esta es la que te afecta a ti. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria contempla, como infracción grave, una sanción de hasta 50.000€ por ejercicio para el usuario (empresa o autónomo) que tenga o utilice sistemas de facturación que no cumplan los requisitos exigidos.

Fíjate en el detalle importante, porque casi nadie lo cuenta bien: no se sanciona por haber facturado mal, ni por un error de IVA, ni por una factura que se te olvidó emitir. Se sanciona por la herramienta con la que facturas. Es una infracción sobre el sistema, no sobre el resultado. Puedes tener la contabilidad impecable y seguir expuesto si el programa que usas no cumple.

Traducido a tu día a día: si con la obligación ya en vigor sigues emitiendo las facturas de tus obras con una plantilla de Excel de 2016, el problema no es que las facturas estén mal sumadas. El problema es el Excel.

Y una matización necesaria: "hasta" 50.000€ significa que es un máximo por ejercicio, no un importe automático. La cuantía concreta de cada expediente depende de las circunstancias, y ahí ya entramos en terreno de tu asesor. Lo que nos interesa aquí es que el riesgo es serio y que se evita con antelación.

Los 150.000€ que circulan por internet no van dirigidos a ti

Si has buscado sobre esto, te habrá aparecido también la cifra de 150.000€. Es real, pero no es tu multa: ese régimen apunta a los fabricantes y comercializadores de software, o sea, a las empresas que hacen y venden los programas, no a las que los usan.

Mezclar las dos cifras es el error más repetido en los artículos sobre Verifactu, y no es inocente: 150.000 asusta más y se comparte más. Quédate con la separación limpia: hasta 50.000€ por ejercicio para el usuario con un sistema no conforme, y el régimen de los 150.000€ para quien fabrica o comercializa ese sistema.

Dicho esto, hay una consecuencia práctica que sí te toca de lleno. Aunque fabricar software conforme sea responsabilidad de tu proveedor, si llega la fecha y tu programa no se ha adaptado, el expediente se abre contra ti como usuario. Podrás reclamarle después lo que consideres, pero el sancionado eres tú. Por eso no conviene dar por hecho que "ya se encargarán ellos".

Qué significa exactamente un software no conforme

La normativa marca una serie de requisitos que debe cumplir el sistema con el que facturas. Resumidos sin tecnicismos, son tres ideas:

• Registro de facturación: cada factura que emites genera un registro con la información que exige la norma, no simplemente un PDF suelto en una carpeta.
• Trazabilidad e inalterabilidad: los registros quedan encadenados y no se pueden modificar ni borrar sin dejar rastro. Si hay que corregir algo, se corrige por el procedimiento previsto, no reescribiendo el original.
• Conservación: los registros se guardan y se pueden aportar cuando se soliciten.

Con esos tres puntos en la mano sale sola la respuesta a la duda más habitual del sector. Una hoja de Excel se puede editar sin dejar rastro, un Word con la plantilla de factura también, y un talonario en papel no genera ningún registro electrónico. Ninguna de esas vías encaja con la lógica de trazabilidad e inalterabilidad que pide la norma. Si hoy facturas así, no tienes un problema en 2026, pero sí tienes un cambio pendiente antes de 2027.

Ojo también con los programas de facturación genéricos y antiguos, sobre todo los instalados en un ordenador de la oficina y sin mantenimiento activo. Que un programa funcione no quiere decir que su fabricante lo vaya a adaptar. Es una pregunta que merece la pena hacer por escrito, y cuanto antes.

Por qué en reformas el riesgo se acumula más rápido

Hay un motivo por el que este tema pega distinto en nuestro sector: el volumen de documentos por obra. Una empresa de seis personas puede tener a la vez presupuesto inicial, modificaciones a mitad de obra (el cliente cambia los sanitarios, aparece humedad en un tabique), certificaciones parciales, anticipos y factura final. Multiplícalo por diez obras abiertas.

Cuando todo eso se gestiona a mano, entre el móvil de la obra y el Excel de la oficina, pasan dos cosas: se factura tarde y se cobra tarde, y el rastro documental queda repartido en sitios que no encajan con lo que pide Verifactu. La sanción es la consecuencia visible, pero el desgaste diario empieza mucho antes.

Visto así, adaptarse no es solo cubrirse las espaldas frente a una multa. Es ordenar la parte del negocio donde se pierde más dinero de forma silenciosa.

Plan realista para llegar a 2027 sin sustos

No hace falta correr, pero sí empezar. Cuatro pasos que puedes dar sin dedicarle más de un par de horas:

1. Haz inventario de por dónde sale una factura tuya. Igual descubres que salen por tres sitios distintos: el programa de la oficina, un Excel del jefe de obra y alguna factura que emite el asesor. Todo eso cuenta.
2. Pregunta por escrito a tu proveedor actual si va a estar preparado y cuándo. Un correo basta. Si la respuesta es vaga o no llega, ya tienes información valiosa.
3. Aprovecha que 2026 es voluntario para probar. El periodo voluntario existe justo para esto: adaptarte con margen y sin la fecha encima. Cambiar de sistema de facturación en pleno diciembre de 2026 es la peor versión posible del plan.
4. Decide con criterio, no por precio. Aquí se juega el resultado, y lo hemos desarrollado en la guía sobre cómo elegir software compatible con Verifactu.

Y una última cosa que se olvida siempre: avisa a quien factura contigo. Si el administrativo, tu socio o el jefe de obra emiten facturas, el cambio les afecta. De nada sirve tener el sistema correcto si alguien sigue sacando facturas por su cuenta desde otro sitio.

Preguntas frecuentes

¿Me pueden multar en 2026 por no usar Verifactu?

Durante 2026 el sistema es voluntario, así que la obligación de usarlo no ha entrado en vigor. Las fechas son el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y profesionales. Como con cualquier tema fiscal, confírmalo con tu asesor antes de tomar decisiones.

¿La multa es de 50.000€ siempre?

No. La norma habla de hasta 50.000€ por ejercicio, es decir, un tope máximo. El importe concreto depende de las circunstancias de cada caso y no es automático. Tómalo como una referencia del riesgo, no como una factura anunciada.

Soy autónomo con una cuadrilla pequeña, ¿me afecta igual?

Te afecta, pero más tarde: la fecha para autónomos y profesionales es el 1 de julio de 2027. Si además tienes una sociedad por la que facturas parte de las obras, esa sociedad entra en enero de 2027. Merece la pena revisarlo caso por caso con tu asesor.

Facturo con Excel, ¿eso me expone a la sanción?

Cuando la obligación esté en vigor, sí es un escenario de riesgo, porque un Excel se puede modificar sin dejar rastro y no cumple la lógica de trazabilidad e inalterabilidad que exige la norma. Hoy no estás incumpliendo nada, pero es un cambio que conviene planificar.

¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica obligatoria?

No, son dos obligaciones distintas y con calendarios propios. Verifactu regula cómo se registran y se garantizan las facturas que emites; la factura electrónica obligatoria regula el formato y el envío de la factura. Se confunden mucho, pero cumplir una no te cubre la otra.

Si mi programa actual no se adapta, ¿la culpa es del fabricante?

El fabricante tiene su propio régimen de responsabilidad, pero la sanción por usar un sistema no conforme recae en el usuario. Traducido: el expediente te llega a ti. Por eso conviene confirmar por escrito los planes de tu proveedor y no esperar al último trimestre.

Dani Sánchez — Cofundador de ReformaBot. Trabajo cada día con empresas de reformas españolas de 1 a 20 empleados.