Verifactu vs factura tradicional: qué cambia en reformas

Verifactu suena a tema de gestoría, de esos que uno delega y se olvida. El problema es que lo que cambia no está en el despacho del asesor: está en tu rutina de emitir facturas. Y si llevas una empresa de reformas, esa rutina tiene más piezas de las que parece.

Así que dejemos la teoría a un lado y vamos a lo concreto: qué haces hoy cuando emites una factura, qué vas a hacer después, y en qué momentos del día a día se va a notar de verdad.

Como siempre, esto es información orientativa. Para lo que afecte a tu caso concreto, confírmalo con tu asesor o con la fuente oficial de la Agencia Tributaria. Y si quieres el marco general del sistema, lo tienes en la guía completa de Verifactu para reformas.

Cómo funciona hoy una factura de reforma

Si tu empresa se parece a la mayoría de las que veo, el circuito es más o menos este. El presupuesto sale de una plantilla de Excel o de Word. Cuando la obra acaba (o cuando toca cobrar un anticipo), alguien abre esa plantilla, cambia el título por "Factura", pone el número siguiente mirando la carpeta del año, guarda el PDF y lo manda por correo o por WhatsApp. El PDF vive en una carpeta por año y, con suerte, el asesor recibe una copia cada trimestre.

Ese circuito tiene una característica que hoy nadie considera un problema: todo es reescribible. Si el cliente llama diciendo que el importe no cuadra, se abre el archivo, se corrige, se vuelve a guardar y se reenvía. La factura anterior desaparece sin dejar rastro. Si hay que colar una factura en medio de la numeración, se cuela. Si dos personas facturan a la vez, se duplica un número y se arregla luego.

Toda la lógica de Verifactu existe precisamente para cerrar esa puerta. Entendido eso, el resto del artículo se explica solo.

Qué cambia exactamente

La norma exige tres cosas a tu sistema de facturación:

• Registro de facturación: cada factura que emites genera un registro con la información que exige la norma. No es lo mismo que guardar un PDF.
• Trazabilidad e inalterabilidad: los registros quedan encadenados entre sí y no se pueden modificar ni borrar sin dejar rastro.
• Conservación: los registros se guardan y se pueden aportar cuando se soliciten.

Traducido a tu mesa, esto significa tres cambios de rutina. Uno: la factura se cierra en el momento de emitirla, y a partir de ahí no se toca. Dos: si hay un error, no se edita, se emite una rectificativa; el error queda en el histórico y la corrección también. Y tres: la numeración deja de ser cosa tuya y pasa a llevarla el sistema, así que se acaban los duplicados y los huecos.

La factura deja de ser un documento y pasa a ser un registro

Este es el cambio de mentalidad que cuesta más y el que menos se explica. Hoy tu factura es un archivo: un documento que existe porque tú lo has creado y que puedes modificar como cualquier otro. Con Verifactu, el documento que le das al cliente sigue existiendo, pero detrás hay un registro que no depende de ti y que no se puede maquillar.

Dicho de otra forma: hasta ahora tu facturación era una carpeta; a partir de ahora es un libro con las páginas cosidas. Puedes añadir páginas, pero no arrancar ni reescribir las anteriores. Cuando interiorizas eso, dejas de pelearte con el sistema y empiezas a trabajar de otra manera.

Los cuatro momentos donde más se va a notar en reformas

En otros sectores este cambio es casi invisible. En reformas se nota en cuatro situaciones muy concretas:

1. El modificado a mitad de obra. El cliente cambia los sanitarios, aparece humedad en un tabique o decide subir de gama en el suelo. Hoy eso se resuelve retocando el presupuesto original y la factura al final. Con Verifactu, lo emitido está emitido: los cambios van por documentos nuevos, bien encadenados.
2. Los anticipos y las certificaciones parciales. Es habitual cobrar un porcentaje al empezar, otro a mitad y el resto al terminar. Cada uno de esos cobros genera su propio registro, y tiene que cuadrar con la factura final. Llevarlo a mano en un Excel es donde más errores aparecen.
3. El error que descubres dos semanas después. Te diste cuenta de que faltaba el importe de la pintura. Antes se abría el archivo y se corregía. Ahora se hace una rectificativa, y eso es sano: queda claro qué pasó y cuándo.
4. La factura que emite otra persona. El jefe de obra que cierra un extra en el móvil, el administrativo desde la oficina, tu socio un sábado. Si cada uno factura desde su sitio, el sistema no sirve de nada. Todas las facturas tienen que salir del mismo lugar.

Un ejemplo de principio a fin

Reforma de baño, presupuesto aceptado de 8.400€ más IVA, con un 40% de anticipo. A mitad de obra el cliente cambia el plato de ducha y suma 620€.

Cómo suele acabar hoy: factura de anticipo hecha con la plantilla, el cambio apuntado en el móvil o en una libreta, y al terminar una única factura final en la que alguien recalcula a mano el total, resta el anticipo y espera que cuadre. Si se equivoca, se reescribe el archivo. Si el cliente discute el extra, no hay ningún documento intermedio que lo respalde.

Cómo funciona con un sistema conforme: la factura de anticipo se emite y se cierra, el extra de 620€ queda documentado en el momento en que se acepta, y la factura final se calcula sola descontando lo ya facturado. Si hay que corregir algo, se emite una rectificativa y el rastro queda completo. El trabajo total es menor, no mayor, porque desaparecen los cálculos manuales y las discusiones sin respaldo.

Qué no cambia, para que no te vendan humo

Conviene tenerlo claro, porque hay quien aprovecha el asunto para venderte un cambio de vida entero. Verifactu no cambia qué tipo de IVA aplicas, ni las retenciones, ni tus precios, ni tus condiciones de cobro, ni cómo trabajas en la obra. Tampoco te obliga a tener un ERP gigante ni a contratar a nadie.

Lo que cambia es cómo se registra y se garantiza lo que ya facturas. El contenido de la factura sigue siendo el tuyo; lo que se ordena es el proceso.

Verifactu no es la factura electrónica obligatoria

Se confunden constantemente, incluso en artículos escritos por profesionales. Son dos obligaciones distintas, con normas y calendarios propios. Verifactu regula el registro y la garantía de las facturas que emites; la factura electrónica obligatoria regula el formato del documento y cómo se envía. Cumplir una no te cubre automáticamente la otra, así que cuando alguien te diga "con esto lo tienes todo resuelto", pide que te concrete a qué obligación se refiere.

Preguntas frecuentes

¿Tendré que dejar de darle la factura en papel al cliente?

Lo que regula Verifactu es el registro y la garantía de las facturas que emites, no cómo se la entregas al cliente. Dicho eso, si te preocupa un caso concreto, confírmalo con tu asesor, porque aquí también entra en juego la normativa de factura electrónica.

¿Puedo mantener mi numeración actual?

Lo normal al cambiar de sistema es continuar la serie donde la tenías, no empezar de cero. La diferencia es que a partir de ese momento la numeración la controla el sistema y no se puede alterar a mano. Es una pregunta muy razonable para hacerle al proveedor antes de contratar.

¿Qué hago si me equivoco en una factura ya emitida?

Se emite una factura rectificativa. Deja de existir la opción de abrir el archivo y corregirlo, y eso es justo el sentido de la norma: que quede constancia de qué se emitió y de qué se corrigió.

¿Esto me obliga a cambiar también mis presupuestos?

La norma va sobre facturación, no sobre presupuestos. Aun así, en reformas el presupuesto es el origen de la factura, y tenerlos en dos sitios distintos es lo que provoca la mayoría de los descuadres. Si vas a cambiar de sistema, merece la pena que cubra las dos cosas (te lo detallamos en cómo elegir un software compatible con Verifactu).

Mi asesor emite algunas facturas por mí, ¿cómo encaja eso?

Es una situación frecuente y conviene aclararla antes de las fechas de obligatoriedad. Habla con tu asesor sobre quién emite qué y desde dónde, porque tener dos circuitos paralelos es la forma más fácil de acabar con un histórico incompleto.

¿Necesito internet en la obra para facturar?

Eso depende del programa que elijas, no de la norma. Es una de las preguntas que conviene hacer en la demo, porque en reformas se trabaja en sótanos, en pisos vacíos y en sitios con mala cobertura.

Dani Sánchez — Cofundador de ReformaBot. Trabajo cada día con empresas de reformas españolas de 1 a 20 empleados.